Le gouvernement Congolais, au travers du Programme Elargi de Vaccination (PEV) a élaboré une stratégie nationale de gestion des campagnes de vaccination contre le COVID-19, en respect des normes établies par l’OMS. Au vu des difficultés que connait le système de santé congolais, un certain nombre de risques existent dans le cadre de cette vaccination notamment (risques de fraude et corruption, risques liés à la capacité institutionnelle à mettre en œuvre la campagne de vaccination, etc.).

Ginger INTERNATIONAL a été recruté comme agence de monitoring externe (third party monitoring) dans l’objectif de s’assurer que la campagne de vaccination contre la COVID-19 s’exécute conformément aux normes prescrites et que les données produites par les équipes de vaccination sont fiables. GI fournit une assistance technique au Ministère et dans le renforcement de leurs capacités sur le suivi de la campagne de vaccination, formulation de recommandations, appui à la mise en œuvre des mesures correctives en cas de problème identifiés.

Objectif général :

L’agence de vérification est en charge d’effectuer les vérifications suivantes :

1. Vérification du respect des normes relatives à la logistique vaccinale ;

2. Vérification de la bonne exécution des techniques de vaccination et de la véracité des données produites ;

3. Vérification de l’utilisation adéquate et efficiente des ressources financières utilisées pour la vaccination ;

4. Vérification du respect des normes relatives à la gestion des médicaments, intrants vaccinaux et autres matériels (médicaments pour la prise en charge des comorbidités, tests de diagnostic rapide, unités de production d’oxygène, etc.).

Ginger INTERNATIONAL fournit une assistance technique au Ministère et dans le renforcement de leurs capacités sur le suivi de la campagne de vaccination, formulation de recommandations, appui à la mise en œuvre des mesures correctives en cas de problème identifiés.

L’agence de vérification externe réalise le suivi de la campagne de vaccination à travers 7 cycles de vérification trimestriels. Les vérifications sont réalisées auprès de l’ensemble des acteurs de la vaccination au niveau central (PEV, UGP-PDSS, Comité Multisectoriel de Riposte au COVID, Chambres froides de Kinshasa), provincial et de district (DPS, coordinations provinciales du PEV, entrepôts du PEV, Hôpitaux régionaux de référence, Centres de traitement COVID-19, unités de production d’oxygène), zones de santé (112 bureaux des zones de santé), formations sanitaires (112 hôpitaux et 382 centres de santé assurant la vaccination) et niveau communautaire (4.480 personnes vaccinées). Les entités à vérifier au niveau provincial jusqu’à communautaire sont déterminées par échantillonnage aléatoire et basé sur le risque. La vérification porte sur :

Activités relatives à la vérification du respect des normes relatives à la logistique vaccinale :

• Vérifier que la logistique répond aux normes OMS/PEV
• Vérifier la conformité de l’usage de la chaine de froid vis-à-vis des directives de l’OMS dans les points de vaccination ainsi que leur fonctionnalité
• Vérifier de façon régulière, la disponibilité de l’ensemble des équipements et matériels de travail mis à la disposition des différents sites et équipes à travers le PEV
• Vérifier la disponibilité des vaccins au niveau des points de vaccination
• Vérifier le respect des protocoles de vaccination, prévention des infestions, les Manifestations Post-vaccinales Indésirables (MAPI), la tenue et déclaration des dossiers de vaccination, l’interaction des agents de santé avec les bénéficiaires, processus liés à la gestion des déchets, la gestion de la sécurité

Activités relatives à la vérification de la bonne exécution des techniques de vaccination et de la véracité des données produites :

• S’assurer que les supports de travail (registres, carnet de vaccination, fiche de pointage, fiches de stock, etc.) existent sur tous les sites et sont correctement remplis
• Vérifier que la compilation des données vaccinales est faite selon les directives mises en place par le Ministère de la santé (PEV/OMS)
• Apprécier la complétude et la promptitude de transmission des données sur l’ensemble du processus de diffusion des résultats de vaccination
• S’assurer que le taux de perte vaccinale est conforme aux normes nationales et internationales
• Vérifier que le nombre de doses administrées et notifiées dans les registres correspond aux cibles du ministère de la santé par site de vaccination
• Vérifier le nombre de personnes ayant reçu le vaccin avec leur âge, leur sexe, leur lieu de résidence et leur état de santé, selon ce que permet le registre de l’établissement de santé
• Vérifier que les techniques vaccinales utilisées lors de la campagne contre la COVID-19 sont conformes aux exigences nationales et internationales d’immunisation (PEV, OMS), sur tous les sites de vaccination
• S’assurer que les réactions secondaires signalées par les personnes vaccinées sont documentées sur tous les sites, mais aussi par le biais de mécanismes de signalement des plaintes et sur les médias sociaux
• Vérifier que la gestion des déchets vaccinaux répond aux exigences sanitaires et environnementales
• Transmettre au PEV, des échantillons de flacons et autres intrants de vaccinaux suspects de malfaçon
• S’assurer au sein de la communauté que les populations cibles ont effectivement reçu les doses vaccinales inscrites dans les registres
• Vérifier les connaissances des équipes de vaccination concernant les exigences sociales et environnementales
• Surveiller le respect de ces instruments (social et environnemental) pendant la mise en œuvre du projet (suivi et la documentation des plaintes anonymisées reçues y compris ceux associés à l'exploitation et aux abus sexuels / harcèlement sexuel tout en garantissant les principes de confidentialité et d’anonymat ; transparence dans la communication des critères d'éligibilité et de déploiement)
• S’assurer de la mise en œuvre des mesures de prévention et de distanciation sociale COVID-19 sur les sites de vaccination
• Apprécier le système d’archivage physique et numérique mis en place à tous les niveaux

Activités de vérification de l’utilisation adéquate et efficiente des ressources financières utilisées pour la vaccination :

•  S’assurer que les outils de gestion financière (livre de caisse, livre de banque, bon de sortie et d’entrée, fiche d’émargement du paiement des agents vaccinateurs, etc.) existent et sont correctement utilisés
• Assurer le contrôle de gestion financière relative aux émoluments des équipes de vaccinateurs
• S’assurer que seules les populations cibles sont bénéficiaires des vaccins, et ne font pas l’objet de racket financier pour l’administration des doses vaccinales
• S’assurer auprès des vaccinateurs que les frais de motivation sont effectivement perçus, selon le barème communiqué préalablement aux prestataires et de façon régulière

Activités de vérification du respect des normes de gestion des médicaments, intrants et autres matériels :

• Vérifier la disponibilité, la qualité et la fiabilité des données logistiques essentielles sur la gestion des médicaments et autres intrants à tous les niveaux de la pyramide (stock disponible utilisable, consommations périodiques, nombre de jours de rupture de stock)
• Vérifier la disponibilité et la bonne tenue des outils de gestion de stock à tous les niveaux de la pyramide et analyser la traçabilité des médicaments et autres intrants
• Être le garant de l’assurance qualité des données collectées par les DPS

Vérifier l’existence et le niveau d’exécution des plans d’approvisionnement ainsi que l’adéquation entre les quantités livrées et celles reçues à tous les niveaux.